Document Management System
Wann wird ein DMS oder Document-Management-System benötigt ?
Rechnungen
Rechnungen benötigen zu lange bis zur Freigabe.
Ablage
Die Ablage ist oft nicht zuverlässig, keine Archivierung vorhanden.
Dokumente
Wichtige Dokumente werden nicht gefunden. ....
Akten
Lange Suchzeiten nach den richtigen Akten, noch verfügbar ?
Konflikte
Im Team Diskussionen wer ist denn da zuständig ?
Recht
Rechtliche Vorgaben werden verletzt oder nicht beachtet.
Document Management System
Ausgabe
- Recherche
Suchen nach Schlagworten (Attribute, Tags)
Volltextsuche - Präsentation
Anzeigen mittels Viewer
Drucken
Weiterleiten
Administration
- Installation, Konfiguration und Pflege
- Zugriffsberechtigungen
- Benutzereinstellungen
- Schnittstellen mit anderen Anwendungen (Office, …)
- Daten- und Dokumentensicherungen
- Backup und Recovery
- Erweitern und verändern der Ablagestruktur
Dokumenteneingang
- Übernehmen aus dem Dateisystem
- Mehrseiten-Scanner (COLD, OCR)
- Hochleistungsscanner
- Indizieren: mit Attributen versehen
- Check-In
Eingehende Dokumente entsprechend ihrer Indexierung ablegen
Index in einer speziellen Meta-Datenbank verwalten
Index enthält Referenz auf das Dokument
Dokument ist nicht in der Datenbank, sondern im Repository (Ablageort)
Nach dem Check-In entsteht eine Version - Check-Out
Auschecken des Dokumentes zur Weiterverarbeitung (Änderung)
Ausgabe
- Recherche
Suchen nach Schlagworten (Attribute, Tags)
Volltextsuche - Präsentation
Anzeigen mittels Viewer
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Das Umfeld von DMS
- Anwender
- Webanwendungen
- Portale
- Wissensmanagement-Systeme
- Content Management Systeme (CMS) und Suchmaschinen
- Groupware und Mailsysteme
- Workflow-Systeme
- Standard-Applikationen
- Scanner, Editoren, Fax, OCR / ICR
- Volltextretrieval
- Archiv
Document Management Software
Zur freien Software gehören die Programme
- Alfresco (Community Edition)
- bitfarm-Archiv
- LogicalDOC (Community Edition)
- Main Pyrus DMS
- Nuxeo EP
- Open-Xchange
Zur proprietären Software gehören die Programme
- Alfresco (Enterprise Edition)
- BSCW
- Elektronischer Leitz-Ordner
- Fabasoft Folio
- IBM FileNet
- LogicalDOC (Enterprise Edition)
- Microsoft SharePoint Server (nur Teilfunktionen eines DMS)
- Xerox DocuShare
- Easy Software
Was sind Dokumente im DMS ?
Folgende Mindmap zeigt welche Arten und Formate in einem DMS verwaltet werden können.
Vorteile papiergestützter Dokumente
- vertrautes Medium
- portabel
- Verfügbarkeit
- technologische Unabhängigkeit
- inhaltliche Flexibilität
- Verständlichkeit
- einmalige Dokumente
Nachteile papiergestützter Dokumente
- keine Automatisierung
- geht verloren
- ist unvollständig
- ist im Umlauf
- wird falsch abgelegt
- wird langsam transportiert
- unvollständige Information
- redundante Information
- schlecht dokumentiert
- Entscheidungen über Notizen dokumentiert
- keine standardisierte Terminologie
- keine Sicht auf kooperative Dokumentation
Nachteile papiergestützter Dokumente
- fragmentierte Information
- nicht geordnet in Bezug auf Relevanz
- problematische Verfügbarkeit
- teure Informationssuche
- Lesbarkeit von Handschriften
- keine Erinnerungen und Wiedervorlage
- keine Links zu externer Informationen
- keine Kontrolle auf Vollständigkeit
- keine Vorschriften bezüglich Struktur und Einträgen
Was macht man dagegen ? Die Lösung: Dokumente mit OCR-Techniken scannen und archivieren bzw. ablegen. Finden von Informationen geschieht mittels Volltextsuche oder Archiv-Inhaltsberichte
Informationen
Information Access
Informationen sind immer nur etwas wert, wenn diese schnell und gezielt gefunden werden
Eine leistungsstarke Lösung ist Apache Lucene, eine Java basierte Index- und Search Technologie. Apache Lucene ist Open Source, leistungsstark, und voll funktionsfähige Text-Such-Engine. Eine Technologie, die für fast jede mögliche Anwendung verwendbar ist, die Volltextsuche erfordert. Lucene unterstützt standardmäßig viele Suchoptionen.
Apache Solr ist ein hochperformanter Search Server, gebaut aus den Lucene Bibliotheken. Hier wird der Standard in Suchtechnologien gesetzt.
Knowledge Base
Eine Wissensdatenbank besteht aus einer Vielzahl von Datensätzen. Diese Datensätze können jeglichen textorientierten Inhalt enthalten. Jedem Datensatz (record) können eine oder mehrere Anhänge in Form von Dateien zugewiesen werden. Jeder Datensatz inklusive der angebundenen Dateien sind über eine schnelle Volltextsuche indiziert.
Bei einer Suche eines Begriffes werden alle Dokumente in einer Vorschlagsliste angezeigt, welche den Suchbegriff beinhalten.